Cuando me uní al equipo de IKEA Home Services, no había ningún sistema de trabajo compartido. Los archivos existían en todas partes. La jerarquía del trabajo, qué iba en Figma, qué en Confluence, qué en Jira, era poco clara y se aplicaba de forma inconsistente. El proceso que existía dependía de personas concretas para mantenerlo en la memoria y transmitirlo informalmente. Cuando esas personas no estaban disponibles, el sistema se derrumbaba.
Mi enfoque fue empezar con principios en lugar de herramientas. Mapeé el trabajo real que hacía el equipo: los tipos de tareas, sus interdependencias, las decisiones que se perdían continuamente. A partir de ahí, derivé un conjunto de reglas estructurales, qué va dónde, cuándo y por qué, que podían documentarse, enseñarse y modificarse sin que yo tuviera que estar presente.
La adopción fue desordenada, la verdad, pero la estructura de fondo aguantó de todas formas. Y eso era justo lo que buscaba: un proceso lo bastante sólido como para seguir funcionando aunque la gente no lo siga al pie de la letra. Ya ha sobrevivido a cambios en el equipo, a una ronda de incorporaciones nuevas y a las temporadas en que nadie tenía tiempo de cuidarlo. Esa es la prueba de verdad, y la ha superado.